Statusrapport januar
|
Generelt fra prosjektleder:
Siden forrige statusrapport, har mye av arbeidstiden til prosjektlederne gått med til den store omstillingsprosessen, samt løpende faste oppgaver, slik at prosjektet ikke har fått den prioritet som var tenkt og ønsket. Det har allikevel vært flere møter i alle prosjekter og jevnlige prosjektledermøter (en gang per uke). Prosjektledermøtene fungerer bra, og det er svært nyttig å jobbe sammen på disse møtene. På denne måten sikrer vi at det ikke er overlapping mellom prosjektene og hjelper hverandre med å løse ulike problemstillinger knyttet til hvert enkelt prosjekt.
Rapporter om enkeltprosjektene:
Prosjekt 1 (samhandling):
En gruppe nedsatt av prosjektet har lagt fram et forslag til samhandlingsløsning for KM. Dette er et svært grundig og gjennomarbeidet dokument, som KM kan dra stor nytte av. Det vil bli jobbet mer med på neste prosjektmøte. Gruppen jobber også med idèer til modernisering av hele organisasjonen.
Prosjekt 2 (KM som meningsbærer): Gruppen har laget utkast til ulike temaområder KM kan satse på, laget en politisk plattfrom og et politisk program. Planen er å ha noe klart til Landsmøte 09. Det er meldt inn sak fra gruppen.
Prosjekt 3 (øke inntekter):
Har det siste halvåret jobbet mot bedriftsmarkedet, unge givere, testamentariske gaver og minnegaver.
I desember 2008 la delprosjektlederen ut en oppfordring til unge mennesker om å gi til aksjonen "krisepakke til Norges KFUK-KFUM" gjennom Facebook. Det er et møtested på nettet der mange av våre unge medlemmer er registrert. I løpet av kort tid har 400 personer blitt medlem i gruppen. I begynnelsen av januar hadde det kommet inn ca 30 000 kr, og en rekke unge mennesker hadde tegnet seg som faste givere. Dette viser at det nytter å nå de unge også, dersom man benytter de rette kanaler. Ønsker du å lese mer om dette, gå inn på http://www.facebook.com/group.php?gid=39760033786
Et annet tiltak prosjektet prøver ut er jubileumsgavebrev. Alle medlemmer som er jubilanter på 50, 60, 70, 75, 80, 85 og 90 år i 2009 vil bli utfordret til å ønske seg gaver til organisasjonen i stedet for ting gjennom et brev med overskriften: ?Egentlig har du alt....så hvorfor ikke ønske deg alt for noen andre?? Det gjenstår å se om denne kampanjen blir vellykket.
I perioden 20. november til 31. desember 2008 økte giverinntektene fra enkeltgaver med 130 prosent sammenliknet med samme periode i 2007! I denne perioden kom det inn totalt 670 000 kroner som fordeles mellom krets- og landskontor, og det uten at kirkeoffer og inntekter fra faste givere er tatt med. En økning på 130 prosent er veldig gledelig for oss. Samtidig har vi fortsatt en god vei å gå for å få økonomien i balanse. Foreløpige kalkyler viser at underskuddet for 2008 ser ut til å bli 8,5 millioner kroner. For 2009 er det budsjettert med et underskudd på 3,5 millioner kroner. Den siste tids givervillighet viser at det er mulig å komme dit, men vi trenger enda flere med på laget. Vårt mål er å gå i ballanse 2010.
Prosjekt 4 (ledertrening): Vi venter i disse dager på svar fra MF og TF som skal komme med tilbud på et studieopplegg basert på et forslag fra oss. Studieopplegget omhandler i hovedsak forkynnelse for ungdom. Gruppen jobber også med et menighetsbasert opplegg (ikke studier) for gruppen 17-19.
Prosjekt 5 (barn):
Tween Sing-nettside er snart ferdiglaget.
Flere Tween Sing-enheter er innmeldt, men mindre interesse for LUDUS.
Prosjektet regner med å trappe ned fra sommeren av.
Prosjekt 6 (klubb):
Prosjektet er nå godt i gang. Har hatt to møter siden forrige FS. Svært velfungerende prosjektgruppe. Har jobbet med utredning av hva som finnes av arbeid, analyse av målgruppen, ulike typer navn på ?klubb?, mulige nye typer konsepter.
.
|
Statusrapport september
|
Generelt fra prosjektleder:
Vi har nå nådd flere milepæler i prosjektene, og opplever at vi for det meste er i rute i forhold til bestillingen fra FS. Prosjektlederne jobber bra, og det er i alle prosjekter deltakere med svært høy kompetanse. Fremdriften er stor, og mange av prosjektdeltakerne gjør en stor jobb også mellom møtene. Det er helt tydelig at prosjekt som metode er en arbeidsform som utløser mye.
Utfordringen for prosjektet er fortsatt at prosjektlederne ikke får frigjort nok tid til å jobbe med prosjektet. Flere av prosjektlederne satset på at høsten skulle brukes til intensiv prosjektjobbing. Denne høsten har praktisk arbeid i forbindelse med oppstarten av omstillingen "i balanse" hatt første prioritet, slik at det har vært vanskelig å finne tid til prosjektet. Generalsekretær og prosjektlederne kommer til å ha kontinuerlig kontakt denne høsten slik at prosjektlederne får prioritert prosjektet.
På tross av presset tid oppleves det høy grad av motivasjon og engasjement hos prosjektlederne og resultater av arbeidet har ikke latt vente på seg.
Økonomi
Halvårsrapporten viser at vi ligger godt an i forhold til budsjett. Vi bruker mindre enn budsjettert på reiser og møter, og har foreløpig brukt lite penger på utvikling av programmateriell. Sistnevnte vil det bli produsert mer av neste år, så en del midler blir flyttet over til 2009.
Når det gjelder inntektssiden, kommer ikke inntektene fra innsamling til å bli inntektsført på prosjektet. Dette av tekniske årsaker (det er vanskelig å trekke ut konkret det ?i bevegelse? har utløst?).
Rapporter om enkeltprosjektene:
Prosjekt 1: Har nå hatt en større arbeidsøkt over to dager, der Tore Schultz (idèutvikler) guidet gruppen gjennom en idèutviklingsprosess. Dette for ikke å gå inn på detaljer i arbeidet, men heller se de store linjene. Det kom fram 20 forslag, der tre av disse ble utviklet videre og skal løftes frem for styringsgruppen.
Prosjekt 2:
Har jobbet med temaene:
- Hvorfor skal vi være meningsbærer?
- Strategi for politisk påvirkningsarbeid
- Politisk plattform
Det har blitt laget flere dokumenter knyttet til Norges KFUK-KFUM som meningsbærer som vil bli presentert på landsmøtet.
Prosjekt 3: Har jobbet mye mot privatmarkedet siste halvåret.
Konkrete forslag:
- Ten Sing-gavebrev (sendt ut i januar)
- Ten Sing-supporter (Lansert i september)
Regnskapet hittil i år viser 50 % økning i giverinntektene, noe vi bl.a. kan takke prosjektgruppen for.
Fremover nå jobbes det mot muligheter i bedriftsmarkedet, unge givere, testamentariske gaver og minnegaver.
Prosjekt 4: Ingen møter siden sommeren. Skal jobbe mot et samarbeid med TF eller MF i forhold til et KM-utdanningstilbud (ca 10 studipoeng) innen forkynnelse for aldersgruppen 19+. For de 17-19 skal det utvikles et konsept der egenutvikling og ledelse er i fokus.
Prosjekt 5: Vi er godt i gang igjen dette semesteret, og hadde vårt første prosjektgruppemøte etter ferien torsdag 21. august. Dagen etter, fredag 22. august, hadde vi samlet lederne for 5 av 7 Tween Sing testgrupper til et møte på hovedkontoret. Dette var et veldig positivt møte, det er en engasjert og ivrig gjeng som skal ut i testperiode nå i høst. De fikk tildelt noe notemateriell og en presentasjon av Tween Sing. Gruppene er godt representert i landet, blant annet Klæbu, Haugaland, Larvik og Holmlia.
Når det gjelder testgrupper for Ludus for barn, har vi foreløpig bare en i Førde. Vi er på stadig utkikk og har troen på at det skal ordne seg. Prosjektleder var på besøk på Ynglingen SFO, YFO, i Stavanger 1. september, og vi har nå opprettet kontakten der og kan spille på hverandre. Det er veldig positivt!
Neste post på programmet er å få en egen Tween Sing nettside opp og gå, og det håper vi skal gå i orden. Ellers er oppfølging av testgruppene viktig i høst, både ved å dra på besøk, og ved henvendelser per telefon og e-post.
Neste møte i prosjektgruppen er torsdag 30. oktober. Grunnen til at dette er lagt såpass langt fram i tid, er at vi ønsker å gi testgruppene tid til å komme i gang og få begynt å teste ut opplegg. Vi ønsker å bruke deres løpende, og mot slutten av semesteret, skriftlige evaluering for videre arbeid i vår gruppe. Da særlig med tanke på produksjonsfasen som er planlagt neste semester.
Vi har allerede fått signaler fra testgruppene om at det er for kort tid med et halvt år til utprøving, så vi åpner for at testperioden kan vare helt frem til sommeren 2009. Vi vil allikevel følge tidsplanen og lansere Tween Sing og Ludus for barn offisielt sommeren/høsten 2009. Hva som skal bli produsert av materiell er foreløpig ikke klart. Men vi vil prøve å trykke så lite som mulig, slik at det blir lett å oppdatere etter hvert. Her vil vi nok få en del innspill fra testgruppene.
Prosjekt 6:
Prosjektgruppen er nylig satt:
- Jacob Håvelsrud Svarre, kommer fra Danmark, bor i Tromsø, 32 år, kretssekretær i Troms
- Knut Natskår Svihus, bor i Stavanger, 17 år, aktiv i Ynglingen, sitter i kretsstyret i Rogaland
- Tone Merete Ae Mee Udland, kommer fra Lindesnes, bor i Oslo, 23 år, ungdomsarbeider i Bøler menighet, tidligere leder i Programutvalget for Klubb og Ten Sing
- Cecilie Meyer, kommer fra Tromsø, bor i Trondheim, 22 år, medlem i Programutvalget for Klubb og Ten Sing, tidligere ettåring i Tromsø
- Morten Holmqvist, bor i Oslo, 34 år, universitetslektor i praktisk teologi på MF med kompetanse på bl.a. populærkultur og ungdomsteologi
- Fredrik Brekke Møller, kommer fra Halden, bor i Oslo, 33 år, programkoordinator for musikk og klubb
Gruppen kommer til å ha
|
Status juni, prosjekt 5, barn
|
"I bevegelse" ruller videre, og for prosjekt 5 (programkonsept for barn), går vi nå over i en testfase av prosjektet. Vi fikk mye bra innspill på programdagene, og vi er veldig glade for å kunne ha en god dialog om dette prosjektet!
De to konseptene vi i prosjektgruppa har bestemt oss for å teste ut, er Ludus for barn og Tween Sing (presentasjon av konseptene er vedlagt). Det er jo selvfølgelig ikke slik at begge disse konseptene passer for alle over alt, men vi har fått tilbakemelding på at det er interesse for begge konseptene, og i den anledning er vi på jakt etter steder/menigheter disse konseptene kan testes ut!
Vi ønsker å ha en så god spredning som mulig i forhold til geografi, store/små steder/menigheter og andre faktorer som kan hjelpe til å gjøre denne testperioden så representativ som mulig. Vi trenger personer som er motivert og engasjert, og interessert i å være med på noe nytt og spennende!
Vet du om enheter eller menigheter som kunne tenke seg å være med på å teste et av disse konseptene?
Det kan være oppstart av ny enhet eller teste ut i allerede eksisterende enhet. Det vil bli tett oppfølging fra prosjektgruppen av de gruppene som blir med i uttestingen, både i forhold til samling for ledere og programmateriell.
Vi vil gjerne ha disse gruppene på plass før sommeren, slik at så mye som mulig er klart til oppstart i august. Vi har allerede opprettet kontakt med noen aktuelle steder/enheter, og trenger rundt tre forslag til på hvert av konseptene.
Vi trenger deres innspill og kjennskap til organisasjonen vår i dette prosjektet, og vi håper på bra med tilbakemeldinger på denne forespørselen.
|
status april 2008
|
Nå er endelig alle kretssamlingene gjennomført. Petter Rønneberg, Lina Reisjø og var rett etter påske på en inspirerende samling i Troms krets. Det har vært veldig givende for oss å få et bedre innblikk i de ulike kretsene sitt arbeid og deres hverdag, samt få verdifulle innspill til prosjektet.
Før påske hadde alle ansatte som er involvert et kurs i prosjektledelse med Tore Byfuglien, som i tillegg til å gi en innføring i prosjektarbeid ga et kritisk blikk på enkelt sider av prosjektet. En svært nyttig og inspirerende dag for oss alle!
4 av 6 prosjekter er nå godt i gang. Prosjektgruppa som skal jobbe med å øke organisasjonens inntekter har allerede laget en tiltaksplan som er levert styringsgruppa, så her er vi trygge på gode resultater! For å gi et bedre innblikk i prosjektarbeidet vil dere her få en statusrapport fra nettopp dette prosjektet:
Gruppas medlemmer: Ida Etnestad, Dennis Larsen, Arne Almklov og Lene Evensen Grønlund
Prosjektleder: Terje Stenholt
Møter avholdt: 2
RAPPORT:
Prosjektgruppa har en god og variert sammensetning av personer med kjennskap til KFUK-KFUM, kompetanse på økonomi, innsamlingsarbeid privatmarkedet og støtte fra samarbeidspartnere/sponsorer.
De to første møtene har mye av tiden blitt brukt til å snakke utfordringer og muligheter innen privatmarkedet. Her har organisasjonen allerede systemer oppe og går. Gruppa har dykket nøye inn i disse systemene.
På bedriftsmarkedet har organisasjonen ingen systemer pr. i dag. Det vil bli en av gruppas store utfordringer å finne veier til å lykkes her. Relasjonsbygging er stikkord vi vil jobbe med innenfor dette segmentet.
For mer informasjon om innhold i de avholdte møtene henvises til vedlagte referat.
Gruppa har allerede en del forslag og ideer som de ønsker å legge fram. Styringsgruppa oppfordres til å ta disse videre til driftsorganisasjonen for vurdering og eventuell iverksetting. Prosjektgruppa tar også innspill i retur som styringsgruppa mener vi bør jobbe mer grundig med.
Forslagene går på konkrete endringer og utvidelser av tiltak på privatmarkedet. Det foreligger allerede en årsplan for aktiviteter retta mot privatmarkedet. Gruppa ser betydningen av å komme med forslag til endringer og tillegg til denne planen.
Forslagene ligger vedlagt som eget dokument.
Gruppa skal ha et møte til våren 2008
Vi føler vi har kommet godt i gang og synes vi har jobbet godt. Vi er stolte av at vi allerede har konkrete innspill til drift.
Med hilsen
Terje Stenholt
Prosjektleder ? økte inntekter? Se for øvrig vedlegg
Planen for prosjektet videre er som følger:
Vår 08 KREATIVT PROSESSARBEID
- Bli kjent med gruppa
- Idémyldring
- Sjekke ut mulige konsepter
- Samle informasjon, erfaringer
- Konkrete forslag
- Konsekvensutredning
- Økonomistyring
- Tanker rundt materiell, PR og implementering
- ARBEIDSFORDELING
Høst 08 TESTING OG JUSTERING
- Teste på de ulike aldersgruppene ved å prøve ut konseptene i praksis (finne et bredt testgrunnlag, små/store kretser/enheter, geografisk spredning)
- Justere konseptene
Vår 09 PRODUKSJON
- Starte produksjon av materiale
- Trykking
Høst 09 IMPLEMENTERING
- Lage detaljert plan for promotering, distribuering
- For hvem? KM-kretser, enheter, kirken
- Plan for videre oppfølging etter prosjektslutt
- Kursing?
- Festivaler?
Vi trenger nå litt hjelp fra dere til å fylle prosjektgruppene. De vi er på utkikk etter er følgende personer:
Prosjekt 1, samhandling: En person, aller helst fra Nord Norge, med kompetanse på fagfeltet
Prosjekt 5, barn. En person, gjerne fra vestlandet eller midt-Norge (men ikke så viktig) med kompetanse på markedsføring/slag el. l og interesse for barn.
Prosjekt 4, klubb for ungdom: Voksne med klubberfaring
Fortsettelse følger??
Vær frimodige og send inn ros, ris og gode forslag på mail til meg!
Mvh Vibeke Aarflot, prosjektkoordinator
|
Status 8. januar: Nytt år og nye muligheter!
|
Da er vi i gang igjen, og en del større endringer er skjedd i prosjektet, og derfor er Kick Off i januar avlyst. Vi er i en situasjon der fortatt et par av prosjektene står uten prosjektleder.
Delprosjekt 1, samhandling og delprosjekt 2, meningsbærer: Prosjektgruppene begynner å ta form
Delprosjekt 3, øke inntekter : Er i gang, første prosjektmøte blir nå i januar. Delprosjektleder Guro fortsetter ikke som leder for prosjektet, og stillingen er denne uken lyst ut internt.
Delprosjekt 4, lederutvikling: Petter er i gang med å spørre folk om å sitte i prosjektgruppe
Delprosjekt 5, barn: Vibeke Aarflot er nå ny prosjektleder inntil ny koordinator for barn er på plass
Delprosjekt 6, klubb: Settes i gang etterhvert av ny barnekoordinator.
Ellers har delprosjektlederne hatt to møter, og styringsgruppen består av avdelingslederne som samles hver uke og vil sette av egen tid til styringsgruppe.
|
Status 19.nov: Ledersamling i nord
|
Vi har nå hatt ledersamling i alle kretser unntatt Finmark og Troms som står for tur i januar. I tillegg har programutvalgene, UV-samlingen på Knattholmen, Y`smen, to forbundsfester og en høstfestival fått informasjon. Det er tydelig at det er mange som vil være med å sette Norges KFUK-KFUM i bevegelse, og det er vi glade for. Det har kommet utrolig mange interessante innspill på prosjektene, og mange forslag til kandidater til prosjektgruppene.
Følgende personer skal være prosjektleder for de fire første prosjektene:
1. Samhandling: Personalkonsulent Arve Mannfjord
2. Meningsbærer: Kommunikasjonssjef Jon Ragne Bolstad
3. Inntektsøkning: Markeds- og innsamlingsleder Guro Abrahamsen
4. Lederutvikling. Programkoordinator for Unge Voksne og ledertrening Petter Rønneberg
På de siste to er det foreløpig ikke bestemt prosjektleder.
Den 18.-19. januar blir det felles kick off for alle prosjektene på Aarholt-tunet i Vestfold.
|
Samhandling, kretsundersøkelse
|
Prosjekt 1, Samhandling ønsker en kort info om hva som skjer ute i kretsene i forhold til informasjonsflyt. Vær vennlig å svar på dette skjema. Det tar deg i underkant av 3 min. Tusen takk!!
 kretsundersøkelse
|
|