Beredskapsplan ved norsk reise til Praha 2008.
Norges KFUK-KFUM har, i samarbeid med representanter for Sjømannskirka, utarbeidet en beredskapsliste vi ønsker at alle lederteam har snakket sammen om før avreise til Praha / evt. andre utenlandsturer i sommer.
A: På forhånd:
1: Skaff en kontaktperson hjemme som er i beredskap hele uken hvis noe skjer, inkludert natt og kveld. Ulykker skjer ikke i kontortid. Denne kontaktpersonen er en svært viktig ressurs hvis noe skjer, for eksempel til å organisere praktisk hjelp, informere pårørende, organisere treffpunkter, bestille billetter på nett osv.
2: Kontaktperson i Norge og leder ombord på alle busser / fly- og togavganger skal ha lister med:
- oppdatert deltakerliste med pårørende over alle som er med.
- telefonnummer til norske ambassader i land dere passerer, til reiseforsikringsselskap og beredskapstelefonen til Sjømannskirken. Se liste nederst.
3: Diskuter på forhånd hva dere gjør hvis en krise oppstår.
- Avklar hvem som er kriseleder og nestleder (på hver buss / fly- / togavgang). Spesielt viktig er det å avklare kriseledelse hvis flere grupper reiser sammen med hver sine ledere, hvem bestemmer ved krise?
- Hvem er med som medledere? Kartlegg hvilke egenskaper lederne har, hvem kan førstehjelp? Språk? osv.
- Snakk igjennom hvordan deltakere/ledere kan reagere hvis en ulykke inntreffer (redsel, sjokk, Umoden "tøffhet" for å for eksempel redde bagasje / slukke branner osv.)
4: Sjekk at alle deltakere har reiseforsikring og pass i orden.
****************************
B: Hvis en krise oppstår, oppgaver for kriseledelse ute:
1: Kriseleder må ta ledelse. Opptre rolig og bestemt. Organiser arbeidet og fordel oppgavene. Gi direkte, enkle og entydige ordrer.
2: Få oversikt over situasjonen. Bedøm raskt behovet for hjelp og sikre skadestedet.
3: Få noen til å ringe lokale nødnummer, ambassade og sjømannskirkens beredskapstelefon.
4: Ikke utsett noen for unødig fare ved å for eksempel redde bagasje / eiendeler.
5: Ring kontaktperson i Norge og få vedkommende til å informere pårørende. Ring hjem til vedkommende med jevne mellomrom for å oppdatere om situasjonen slik at pårørende opplever at de får nok informasjon uten at de må ringe kriseledelsen ute.
6: Ved dødsfall eller svært alvorlig skade er myndighetene ansvarlig for informasjonen og skal ikke gå via kontaktperson i Norge. I slike situasjoner kan følgende setningen måtte brukes "Det har skjedd en alvorlig ulykke. Jeg kan dessverre ikke si mer nå" selv om du vet at noen er død og hvem det er. Dødsmelding skjer alltid gjennom politi / prest.
******************************
C: Oppgaver for kontaktperson i Norge / hjemme:
1: Ved ulykker vil rykter oppstå kjapt igjennom SMS og mobil. Kontaktpersonen i Norge bør fungere som "sekretær" som samler opp alle fakta om ulykken etterhvert som kriseleder informerer hjem. Skriv ned klokkeslett for når informasjonen kom inn.
Noen sentrale spørsmål norsk kontaktperson bør finne ut er:
- når og hvor ulykken skjedde, er noen skadet, hvor er de skadede sendt,
- hvordan skal gruppa komme seg videre,
- hvordan gjør gruppa det med mat, overnatting osv,
- hvilke telefoner er tatt, hvilke svar ble gitt,
- hvilken redningstjeneste / ambassade / sjømannskirke er involvert.
På den måten kan pårørende / presse / andre ringe norsk kontaktperson og oppleve at de får relevant, oppdatert informasjon uten å måtte kontakte og legge beslag på kriseleder ute sin tid.
2: Hjelpe til med praktiske telefoner, for eksempel norsk ambassade / sjømannskirken / forsikringsselskap / reisebyrå.
3: Informere pårørende, helsetjeneste, menighet og skole. Viktig: Politiet har ansvar for å informere ved dødsfall.
4: Informer Norges KFUK-KFUM ved kommunikasjonssjef.
5: Arranger et lokale som kan fungere som et møtested for medlemmene i gruppen og de pårørende. Forsøk å få til enkel bevertning i lokalet.
6: Pårørende vil alltid ønske å vite mest mulig, også når det ikke er noe nytt. Ved alvorlige ulykker er erfaringen at man bør ha "ringerutiner", der man ringer rundt med jevne mellomrom for å informere, også hvis det ikke er noe å informere om.
**************************************
D: Kontakt med presse:
1: Ved større ulykker vil pressen ta kontakt. Ikke spekuler i årsak til ulykke, skyldspørsmål eller omfang. Det er politiets oppgave.
2: Vi skal IKKE offentliggjøre navn på forulykkede eller skadde, dette er politiets oppgave.
3: Hvis kontaktperson i Norge er godt nok informert om hva dere gjør, henvis pressen til han for praktiske spørsmål og faktainformasjon.
4: Kontakt kommunikasjonssjef i Norges KFUK-KFUM ved spørsmål om hvordan takle presse.
************************************
E: Norges KFUK-KFUM
1: Det er kun generalsekretær eller forbundsstyreleder som uttaler seg på vegne av hele Norges KFUK-KFUM.
2: I den grad KFUK-KFUM kan være til hjelp ønsker vi å bidra med praktisk hjelp og råd. Kontaktperson er da kommunikasjonssjef eller generalsekretær.
************************************
F: Noen aktuelle telefonnummer:
Europeiske reiseforsikring 24 timers telefon: +45 701 52 500
Sjømannskirken sin beredskapstelefon: + 47 95 11 91 81
Norges ambassade i Sverige: + 46 86656340
Norges ambassade i Danmark:+ 45 33140124
Norges ambassade i Tyskland: + 4930505050
Norges ambassade i Estland: + 372 6271000
Norges ambassade i Latvia: + 371 7814100
Norges ambassade i Litauen: + 370 52610000
Norges ambassade i Tsjekkia: + 420257323737
Kommunikasjonssjef Norges KFUK-KFUM, Jon Ragne Bolstad, 92297944.
Generalsekretær Norges KFUK-KFUM, Adelheid Firing Hvambsal: 922 19 227
Assisterende generalsekretær Ole Martin Grevstad: 908 32 414
I tillegg må dere ha med en liste med
- navn og mobil på alle ledere som er med.
- Navn og mobil på norsk kontaktperson.
- Navn og mobil til busssjåfør.
- Evt. andre viktige mobilnummer.
|